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“기업 프린팅 환경 개선하려면 3단계 전략 필요” 한국HP

디지털데일리 발행일 2011-06-24 16:04:22
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백지영 기자
[디지털데일리 백지영기자] “대부분의 통합출력관리서비스(MPS)는 현재 장비통합에 초점을 맞추고 있습니다. 그러나 실제로는 장비(프린터, 복합기) 재배치나 통합을 통한 물리적인 비용 절감보다는 사용자가 이를 어떻게 관리하느냐에 따라 비용 절감이 훨씬 더 큽니다.”

24일 서울플라자호텔에서 개최된 ‘클라우드 시대, IT효율화를 통한 미래 프린팅’ 전략 세미나에서 한국HP 이미지프린팅그룹(IPG) 이종봉 과장<사진>은 “현재 많은 기업들은 단순히 인프라 최적화나 솔루션 적용을 통한 프린팅 환경에 초점을 맞추고 있다”며 “이제는 기업 생산성 향상을 위한 업무 프로세스 개선에 초점을 맞춰 프린팅 환경을 전환해야 한다”고 강조했다.

이를 위해 한국HP가 제시하고 있는 출력관리 아웃소싱의 3대 핵심 전략은 ▲인프라 최적화와 ▲환경관리 ▲업무 프로세스 개선이다. 단계별 통합출력서비스(MPS) 도입을 통해 기업들은 단순히 비용절감 뿐만 아니라 이를 기업의 성장, 즉 매출과 직결시킬 수 있게 된다.

실제 기업의 프린팅 비용을 살펴보면 장비 최적화를 통한 절감 부문은 10%에 불과하며, 환경관리를 통한 비용 절감도 15% 밖에 되지 않는다. 75%의 프린팅 비용이 업무 프로세스 개선을 통해 절감되는 것은 물론, 실제 비즈니스 성과 향상으로도 이어지게 되는 것이다.

그는 다양한 고객사의 출력 아웃소싱 사례를 들며, 단순히 장비 배치보다는 출력 환경 정책의 수립이 중요하다고 강조했다.

또한 무조건적으로 장비를 줄이기보다는 사용자의 동선과 출력량을 고려한 장비 재배치가 필요하다고 설명했다.

이 과장은 “일부 경쟁사의 경우 무조건 장비 대수를 줄이기 위한 중앙 집중식의 재배치 방식을 적용해 불필요한 하드웨어 비용만 발생하고 사용자들이 불편해하는 경우를 많이 봤다”고 지적했다.

이밖에 그는 MPS를 통해 그린IT와 보안을 강화한 고객 사례를 제시했다.

B사는 본점 및 350개 지점에 MPS를 도입해 에너지 소비량 절감은 물론 ‘그린IT’를 선도하는 업체로도 자리매김할 수 있었다.

이 업체는 에너지 효율이 높은 HP복합기와 고속 프린터를 도입해 장비의 65%를 제거할 수 있었고, 웹 포털 등 관리 솔루션과 폐토너 관리를 위한 재활용 프로그램을 도입했다.

이를 통해 B사는 연간 에너지 소비량을 72.4%, 총소유비용(TCO)은 1억 4300만원을 절감할 수 있었다. 이는 약 110톤의 이산화탄소 방출량을 감소시켜 연간 3만 6727그루의 나무를 심는 효과를 얻었다는 설명이다. 또한 160만장의 용지를 절감했다.

또 다른 업체인 C사의 경우 사원증 인증 출력 솔루션을 통해 보안을 한층 강화한 사례다.

이 업체는 스마트카드를 이용해 출력 및 복사작업시 인증을 받는 솔루션을 도입했다. 즉, 사용자는 출력 명령 후에 바로 출력물을 뽑을 수 없고, 저장된 출력물을 인증된 사용증을 통해 출력하는 방식을 도입했는데 이 때문에 보안을 강화할 수 있었다.

또 출력후 찾아가지 않는 문서를 제거할 수 있게 돼 약 10~30%의 비용절감을 할 수 있었고, 특정 출력 기기에서만 출력하지 않고 어디서나 출력이 가능하게 돼 사용자들의 편리성도 높일 수 있게 됐다는 평가다.

이 과장은 “이처럼 많은 기업들이 HP의 MPS 도입을 통해 비용절감과 효율성, 보안 등의 효과를 높일 수 있었다”며 “최근 실시한 설문조사에서도 많은 사용자들이 MPS 도입에 큰 만족도를 보였다”고 말했다.

이어 그는 “특히 HP의 경우 많은 노하우를 비롯해 경쟁사에는 없는 소모품 장기관리계약서비스(MSS)나 출력비용 감소 보장프로그램(PPG) 등을 제공하고 있다”고 강조했다.

MPS가 프린터장비부터 유지보수, 소모품, 다양한 솔루션 등 전체를 관리하는 차원이라면 소모품 장기관리계약서비스(MSS)는 말 그대로 소모품 및 관련 서비스만을 1~3년 간의 계약을 통해 저렴하게 제공하는 것이다.

이는 소모품 장당 비용을 기준으로 월별로 과금하기 때문에 부담이 적고, 소모품 잔량을 원격으로 모니터링해 이를 자동으로 배송해주기 때문에 사용자들의 관리 편의성을 높여준다.

또한 출력 비용 감소 보장 프로그램(PPG) 의 경우, HP가 제시한 출력량 비용 절감율에 도달하지 못할 경우 그 차액을 보장해 주는 것이다.

이 과장은 “HP는 각 업종별 다양한 사례를 통해 기업에 최적화된 프린팅 솔루션을 제안한다”며 “이를 통해 IT관리자들은 보다 가치 있는 분야에 집중할 수 있다”고 강조했다.

<백지영 기자>jyp@ddaily.co.kr
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