김정아 이파피루스 부사장이 9일 수원 경기도청에서 열린 '지방의전 디지털 대전환 2023'에서 '대민과 행정업무에 함께 적용하는 디지털 문서 구현 방안'을 주제로 발표하고 있다. [ⓒ 디지털데일리]

[디지털데일리 김보민 기자] 오랜만에 PC와 스마트폰 다운르도 폴더를 열어보면, 끝없이 쌓인 파일들을 만나볼 수 있다. 대부분 언제, 왜, 무슨 이유로 다운을 받았는지 기억조차 나지 않는 파일들이다.

파일을 다운받지 않고 바로 열람할 수 있다면 어떨까. 전자문서 기술 전문 이파피루스는 '첨부파일 바로보기' 기능을 통해 일반은 물론 공공 분야의 홈페이지 효율성을 높일 수 있을 것으로 전망했다.

김정아 이파피루스 부사장은 9일 수원 경기도청에서 열린 '지방의정 디지털 대전환 2023'에서 "홈페이지에서 파일을 다운로드한 뒤 열람을 하려면 전용 뷰어가 설치돼 있어야 한다"라며 "보안 통제가 어렵다는 불편함 또한 있다"라고 말했다.

이어 "첨부파일 바로보기 기능을 사용할 수 있는 통합 뷰어가 있다면 웹 브라우저에서 즉시 문서를 열람할 수 있게 된다"라며 "홈페이지의 편의성을 높일 수 있다는 의미"라고 설명했다.

현재 공공 홈페이지에서도 이러한 기능을 도입하는 사례가 늘고 있다. 이파피루스에 따르면 전국 지방자치단체 중 49%가 첨부파일 바로보기 기능을 사용하고 있다.

해당 기능이 적용 가능한 분야는 전자도서관, 기록물 시스템, 교육기관 홈페이지, 문헌자료시스템, 문서중앙화 등이다.

김 부사장은 "홈페이지에서 클릭만 하면 뷰어가 문서를 열어준다는 개념을 실현하기 위해서는 (솔루션) 구축 자체가 쉬워야 한다"라며 "이파피루스는 서버용 제품이기는 하지만, 시스템 설치나 연계가 쉽다는 장점이 있다"라고 말했다.

이파피루스를 대표하는 첨부파일 바로보기 서비스는 '스트림닥스 뷰(StreamDocs Vu!)다.

스트림닥스 뷰는 별도의 설치 파일이나 다운로드 없이 웹브라우저만으로 문서를 열람할 수 있다. 인터넷 익스플로러, 크롬 등 다양한 환경을 지원하기 때문에 사용자 편의에 맞춰 이용할 수도 있다.

다운로드 기록이나 파일에 문서가 남지 않기 때문에 유출 방지에도 효과적이다. 주석 기능과 다양한 포맷의 문서 양식 및 서명을 지원하는 것도 특징이다.

김 부사장은 "문서 뷰어를 도입했더라도 한글(HWPS)이 열리지 않는 기관들도 많다"라며 "이파피루스는 이러한 모든 것을 지원하고 있다"라고 말했다.

기존 파일 디자인이나 형태가 깨지는 현상도 보완했다. 김 부사장은 "엑셀의 경우 원 파일을 A4 용지에 맞춰 만들지 않기 때문에 뷰어에서 열람할 때 문서가 우측으로 늘어난 경우가 잦다"라며 "뷰어 문서를 원본처럼 구현해낸 것이 자사 제품"이라고 강조했다.

관리자 설정과 보안 기능도 탑재하고 있다. 김 부사장은 "워터마크 기능들을 다양하게 사용해 사용자의 행동을 막는 기능도 만나볼 수 있다"라고 설명했다.

끝으로 김 부사장은 "현재 유지보수 계약을 맺은 고객은 1200여곳"이라며 "국세청 연말정산이라든지, 대법원 사법 시스템이라든지 굉장히 많은 시스템에서 이파피루스 시스템을 사용하고 있다"라고 말했다.

이어 "다만 자사 시군구청 홈페이지에서는 비용(예산) 문제로 자사 제품을 많이 사용하지 못하고 있는 상황"이라며 "비용을 줄이고 간편하게 설치하고, 유지보수를 간단하게 할 수 있도록 시장 확대 방안을 고민해 나갈 것"이라고 강조했다.