- 현장중계 / ‘오픈테크넷 서밋 2020’ 버추얼 컨퍼런스 첫째날
- 복잡한 기능보다는 쉽게 이용 가능한 편의성 중요
- “익숙함 뒤로하고 새로운 환경에 도전해야”

[디지털데일리 이종현기자] “코로나19로 강도 높은 사회적 거리두기가 시행되는 최근, 스마트워크가 아니고선 업무 연속성이 보장될 수 없습니다. 내년에도 이런 상황이 이어질 수 있는 만큼 스마트워크 구축이 꼭 필요한 시점입니다.”

16일 백창열 NHN 이사는 과학기술정보통신부가 주최하고 정보통신산업진흥원(NIPA)·디지털데일리 공동 주관한 ‘오픈 테크넷 서밋 컨퍼런스’ 발표에서 이같이 밝히며 스마트워크 구축 효율 극대화를 위한 노하우를 공유했다.

NHN의 협업도구 ‘두레이!(Dooray!)’ 개발을 맡고 있는 백 이사는 스마트워크를 “시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 환경”이라고 정의했다. 넓은 의미에서 본다면 이메일 역시 스마트워크의 일부다.

대표적인 스마트워크 도구는 ▲업무를 가시화하는 ‘이슈/업무 관리도구’ ▲실시간 소통을 위한 ‘메신저’ ▲음성 및 화상 공유가 가능한 ‘화상회의’ ▲기본적으로 활용할 ‘메일/캘린더’ 등이다.

이중 도입 비율이 높은 것은 메신저와 메일/캘린더다. ‘카카오톡’과 같은 일상적으로 사용하는 메신저 외에 업무용 메신저도 적지 않다. 이메일의 경우 계정이 없는 이가 드물다.

이에 반해 이슈/업무 관리도구와 화상회의를 활용하는 기업은 많지 않다. 백 이사는 이슈/업무 관리도구의 활용 도구가 사용되지 않는 이유를 “지나치게 어렵고 메일로 대체 가능하기 때문”이라고 밝혔다.

그는 “다수의 이슈/업무 관리도구가 필요 이상의 기능을 탑재함으로써 편의성이 떨어지는 경우가 많다”며 “기능이 많은 것보다는 회사 구성원 모두가 잘 사용할 수 있는 도구가 유리하다”고 전했다.

또한 “이슈/업무 관리도구는 다소의 불편함을 감수한다면 메일로 버틸 수 있다”며 “그룹웨어에서 메일과 업무관리도구가 함께 있지 않을 경우 도입을 실패할 확률이 높다”고 부연했다.

백 이사는 코로나19로 필요성이 대두되고 있는 화상회의의 유용성에 대해서도 설파했다. “필요한 시점 어디서든 할 수 있는 화상회의는 비대면 사회의 핵심”이라며 “얼굴을 드러내는 것에 거부감이 많지만, 익숙해진다면 어려움 없이 이용할 수 있다. 부담스럽다면 얼굴을 가리고 이용하는 것도 좋은 방법”이라고 피력했다.

NHN 두레이는 이슈/업무 관리도구, 메신저, 화상회의, 메일/캘린더 등의 도구를 올인원으로 제공한다. 코로나19 대응을 위해 중소기업 대상 3개월 무상지원을 하고 있으며 하루 4시간의 무료 화상회의를 제공한다.

특히 두레이는 원격업무 수행에 중요한 ‘문서화’ 기능도 지원한다. 오피스 문서를 이용해 다수의 사용자가 공동 편집을 하는 기능과 위키를 이용한 문서 관리기능도 지원한다.

백 이사는 “스마트워크는 불편했던 점을 최소화하는 방법을 찾는 과정”이라며 “대면 소통을 하던 것에서 전화로, 메신저로 변한 것처럼 이제는 화상회의나 화면공유로 하게 되는 것이다. 스마트워크를 구축하지 않으면 업무 연속성을 보장할 수 없게 된 지금, 필요로 하는 도구를 선택적으로 사용하는 실용접 접근이 요구된다”고 말했다.

이어서 그는 “시간과 장소의 제약을 받지 않는다는 것은 출근과 퇴근의 시점이 모호해진다는 것이기도 하다”며 “조직 내에서 출퇴근 시점에 대한 동료간 명확한 기준과 공유가 없다면 스마트워크 구축은 실패할 수 있다. 일과 삶의 균형을 맞추는 것이 중요하다”고 부연했다.

<이종현 기자>bell@ddaily.co.kr