-[기획] 급부상하는 문서중앙화 시스템①

기업에서 가장 중요한 정보가 담겨있는 곳은 PC다. 기업 내 존재하는 문서 중 90% 가량이 직원들의 PC나 노트북에 저장돼 있다. 중요한 설계도, 계약서, 보고서를 비롯해 기업의 무형자산 대부분이 직원들의 PC안에 있다고 봐도 무방하다.

하지만 PC는 관리의 영역 밖에 있는 경우가 대부분이다. 회사를 퇴사하면서 자기 PC안의 정보를 빼돌리거나, 외부 해킹 등을 통해 PC정보가 유출되는 경우가 많다. 또 직원 개인의 관리미숙으로 중요 정보를 허공에 날릴 때도 많다.

이에 디지털데일리는 문서중앙화 시스템 도입 전략 및 활용사례, 문서중앙화를 위한 기술 등을 4회에 걸쳐 살펴볼 예정이다.

<글 싣는 순서>

1. “기업 정보, 아직도 직원 PC에 방치하세요?”

2. [사례] 포스코를 구축사례를 통해 본 문서중앙화시스템

3. 문서중앙화, 구축보다 변화관리가 더 중요

4. 문서중앙화, 어떤 기술이 필요한가

[디지털데일리 심재석기자] 포스코 직원들은 지난 2008년 11월부터 업무상에서 생성한 문서들을 개인PC에 저장하지 못한다.

포스코는 조업 현장의 자재관리에서 사용하는 인벤토리(재고) 개념을 전자문서에도 적용해, 문서를 자재처럼 생성부터 폐기까지 프로세스를 거쳐 관리토록 했다.

이를 통해 개인PC와 캐비닛에서 관리되던 업무 문서들을 모두 없앴으며, 법적 관리가 필요한 문서를 제외하고는 모든 문서를 중앙서버에서 체계적으로 관리하게 됐다.

SK텔레콤도 업무 문서를 중앙에 저장토록 했다. SKT는 모든 문서를 강제로 중앙에 저장하는 것은 아니지만, 직원들이 자율적으로 문서를 중앙에 저장할 수 있도록 했다. 중앙에서 문서를 저장하면서 임직원의 협업과 정보 공유가 활발해질 것으로 SKT는 기대하고 있다.

전자문서는 현대의 기업 활동의 핵심이다. 모든 연구개발 및 제품 개발의 결과물이나 경영활동의 결과물, 미래에 대한 전략 등이 전자문서로 만들어져 있다. 이 때문에 전자문서를 어떻게 관리하고, 활용하느냐에 따라 기업의 성패가 좌우될 수 있다.

그러나 대부분의 기업들이 이토록 중요한 자산인 문서를 직원 개개인의 PC에 저장해 두고 있다. 직원들은 이 문서들을 지우거나 유출할 수 있고, 컴퓨터가 고장 나기라도 한다면 중요 문서가 통째로 날아가기도 한다. 혹시 직원이 외부에서 노트북을 잃어버리기라도 한다면 기업의 중요 정보가 타인의 손에 들어갈 수도 있다. 이는 사실상 기업에서 가장 중요한 무형 자산 중 하나인 문서를 방치하는 것이나 마찬가지다.

이 때문에 문서중앙화시스템이 기업 내 문서 관리의 새로운 화두로 떠올랐다. '문서중앙화시스템'이란 기업 업무상에서 발생한 모든 전자문서를 개인PC에 저장하지 않고, 서버에 저장∙관리하는 것.

이를 통해 기업 내 임직원들이 필요한 정보를 쉽게 공유하고, 협업체계를 강화할 수 있다. 또 회사의 중요정보가 외부로 유출되는 것도 막을 수 있다.

문서 중앙화 시스템은 특히 모바일 오피스 시대에 필수적인 아이템으로 떠오르고 있다. 언제 어디에서나, 시간과 공간이 없이 업무를 이어가기 위해서는 직원의 작업 문서가 회사 PC에 잠들어 있지 않아야 하기 때문이다.

물론 문서중앙화가 100% 이점만 있는 것은 아니다. 직원들은 평소 일하는 습관을 새로운 시스템에 맞게 바꿔야 하기 때문에 불편함을 호소할 수도 있고, 직원 개인의 프라이버시를 침해할 소지도 있다.

그러나 모바일 오피스와 기업정보보호, 정보의 공유와 협업이라는 가치를 달성하기 위한 방안으로서의 가치가 높기 때문에 문서 중앙화 시스템을 도입하는 기업들이 잇따르고 있다.

현재 포스코와 SK텔레콤 이외에 LG디스플레이, 삼성전자, KT, 에버랜드, 하이닉스 등이 문사중앙화 시스템을 도입했다.

최근 문서중앙화시스템 도입을 완료한 기업 한 담당자는 "문서를 중앙 서버에 등록해 활용함으로써 핵심기술과 정보를 보호하고, 협업이 활성화될 수 있을 것으로 기대하고 있다”면서 “일부에서 불만의 목소리도 있지만, 지속적인 교육과 일하는 방식 변화를 통해 이런 문제를 줄일 수 있을 것”이라고 말했다.

<심재석 기자>sjs@ddaily.co.kr